Pourquoi le partage de fichiers et la collaboration en ligne sont importants pour les entreprises

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Last Updated on avril 16, 2021 by William

Toute organisation est construite sur le travail d’équipe. La capacité à partager des fichiers, à collaborer et à communiquer de manière fluide est cruciale pour tous les processus sur le lieu de travail. Par le passé, le partage de fichiers et la collaboration étaient souvent longs et coûteux. Toutefois, grâce aux progrès de la technologie moderne, il n’a jamais été aussi facile de partager des fichiers et de collaborer. Aujourd’hui, il suffit de quelques clics pour que les choses se fassent. Plus besoin de gaspiller du papier pour imprimer des fichiers ou d’attendre plusieurs heures, voire plusieurs jours, que le coursier livre les documents.  ; Le fait est que des technologies comme le stockage en nuage et l’infrastructure de bureau virtuel (VDI) ont complètement changé la façon de faire les choses sur le lieu de travail. Dans cet article, nous allons examiner certains des avantages du partage de fichiers et de la collaboration en ligne pour les entreprises. partage de documents

Réduire les coûts

Le stockage et le partage de fichiers en ligne permettent aux entreprises de réduire les coûts administratifs. Avec des plateformes comme FileCloud, il n’est pas nécessaire d’investir dans de grands disques durs, un serveur interne et d’autres infrastructures connexes. Vous n’avez pas non plus besoin de payer des coursiers pour livrer des fichiers à des clients ou des collègues situés dans un autre endroit. Le plus intéressant est qu’il existe des solutions de cloud computing pour chaque type d’entreprise, qu’il s’agisse d’une petite start-up ou d’une grande multinationale. Cela signifie que les entreprises peuvent concentrer leurs investissements sur d’autres besoins urgents qui augmenteront l’efficacité et la productivité.

FileCloud a une structure de prix flexible pour convenir à toutes les entreprises. Vous pouvez choisir d’opter pour notre plateforme de stockage en nuage ou pour notre solution VDI. Quelle que soit l’option choisie, vous bénéficierez de certains des meilleurs et des plus abordables outils de stockage et de partage en ligne sur le cloud disponibles aujourd’hui. Par exemple, nous vous permettons de créer des comptes gratuits pour vos clients et partenaires externes afin que vous puissiez partager des documents avec eux en toute sécurité.

Collaboration sans faille

L’un des principaux avantages du stockage et du partage de fichiers en ligne est que la collaboration est fluide. Vous pouvez partager des fichiers instantanément, accéder rapidement aux informations et éviter tout retard inutile. Ce n’est pas tout, vous pouvez travailler de n’importe où et collaborer en temps réel avec des personnes situées dans n’importe quelle partie du monde. Aujourd’hui, l’emplacement physique ne doit pas être un obstacle dans la quête de la meilleure équipe sur votre lieu de travail. Les travailleurs peuvent exercer leurs fonctions de n’importe où, comme s’ils étaient physiquement présents au bureau. Cela contribue grandement à améliorer l’efficacité globale d’une organisation.

FileCloud fournit une variété d’outils pour promouvoir une collaboration transparente. Par exemple, vous pouvez restreindre l’accès à des fichiers spécifiques afin qu’ils ne puissent être que consultés, mais pas modifiés ou imprimés. Vous pouvez également laisser des commentaires sur les fichiers pour tenir vos collègues au courant. Vous pouvez même choisir de recevoir des notifications lorsqu’un fichier ou un dossier est modifié et aussi automatiser certains processus à l’aide du protocole If This, Then That. Ce ne sont là que quelques-uns des outils de collaboration dont vous bénéficiez lorsque vous choisissez FileCloud. Parmi les autres fonctionnalités de FileCloud qui favorisent la collaboration, citons l’intégration illimitée avec Microsoft Office ainsi que le versionnage illimité des fichiers afin que vous puissiez revenir en arrière pour éviter de perdre quoi que ce soit.

Sécurité

La sécurité a toujours été un casse-tête pour les entreprises, et elle continue d’être un problème à l’époque moderne. Le partage de fichiers en ligne et peut contribuer grandement à réduire les failles de sécurité qui existent dans les organisations. Puisque tous les fichiers de votre entreprise sont stockés en un seul endroit, cela réduit les risques que des employés négligents fassent fuir des fichiers sensibles dans de mauvaises mains. Le fait est que toutes les plateformes de stockage et de partage de fichiers en ligne n’offrent pas le même niveau de sécurité. De nombreuses solutions de stockage en nuage comme Dropbox ont été victimes de cyberattaques. C’est pourquoi vous devez choisir une plateforme de confiance comme FileCloud.

Chez FileCloud, nous comprenons l’importance de la sécurité, c’est pourquoi nous assurons une protection complète de vos fichiers. Cela inclut le cryptage de vos fichiers dans le stockage et pendant le transit, l’analyse des fichiers pour détecter les ransomwares, et la possibilité d’intégrer FileCloud à toute solution antivirus d’entreprise. Vous pouvez également restaurer des fichiers accidentellement supprimés, restreindre l’accès à certains fichiers et effacer à distance toutes les données de l’entreprise d’un appareil perdu.

Gestion de projets

Le partage de fichiers et la collaboration en ligne facilitent plus que jamais la gestion des projets. Comme tous les fichiers de votre entreprise sont stockés au même endroit, vous pouvez vérifier la progression de votre équipe et l’aider à progresser. Vous pouvez également communiquer instantanément avec les membres de l’équipe. Tout cela signifie que votre entreprise peut constamment respecter les délais, même si vous travaillez à distance.

FileCloud fournit tout ce dont vous avez besoin pour organiser vos travailleurs et faire en sorte que les projets soient terminés à temps. Vous pouvez vérifier qui a travaillé sur chaque fichier, quelles modifications la personne a apportées au fichier, et même le type d’appareil utilisé et la localisation de la personne. Avec FileCloud, vous n’aurez jamais à prendre du retard sur les délais et à décevoir vos clients.

Pas de tracas pendant l’audit

Les gestionnaires redoutent souvent l’audit car il implique de devoir rechercher des documents. Cependant, avec le stockage et le partage de fichiers en ligne, vous n’avez pas à vous soucier de cela puisqu’il existe une trace de chaque document. De plus, comme tous les fichiers de votre entreprise sont stockés au même endroit, leur accès est simple.

La plateforme FileCloud est conforme aux normes HIPAA, FINRA, FIPS 140-2 et GDPR. Vous pouvez accéder à un journal d’audit complet de chaque fichier. Vous pouvez également rechercher des fichiers dans la base de données de votre entreprise en utilisant des métadonnées ou des mots-clés du document.

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